Hay varias claves fundamentales para realizar reuniones eficaces: definir claramente los objetivos, convocar a las personas adecuadas, enviar material previo, establecer una agenda clara (y ceñirse a ella) y enviar conclusiones detalladas al finalizar. A primera vista, estas premisas pueden parecer obvias pero, en la práctica, rara vez se cumplen. En lugar de ello, las reuniones suelen convertirse en un espacio donde la productividad se diluye en discusiones interminables y objetivos poco claros.
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Recuerdo un proyecto para un multinacional en la que estaban metidas 3 o 4 personas, pero solo un programador. Cuanto peor iba el proyecto, mas hojas de partes y reuniones de seguimiento se hacian. En una reunión clave el cliente ya le pregunto al programador que podian hacer para avanzar mas rapido. El programador explico el tiempo semanal invertido en rellenar partes y reuniones para el cliente, para el proyecto, para la empresa. Le quitaron todos y solo se reunian para instalar avances, el proyecto mejoro muchisimo.
Y a evitar todo lo posible.
Regla número 2: máximo tres puntos en el orden del día
Regla número 3: máximo 5 minutos.